Regulamin świadczenia usług Flavo

Obowiązuje od 26 października 2026 r.

§ 1. Kto świadczy usługę

1.Usługę Flavo świadczy „JMI” Sp. z o.o. z siedzibą w Rykach, ul. Warszawska 10, 08-500 Ryki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000492912, NIP 5060112320 (VAT-UE PL5060112320), REGON 061631569, kapitał zakładowy 5 000 zł, reprezentowana przez Natalię Jaguś, Prezes Zarządu (dalej „Usługodawca” albo „my”).

2.Kontakt we wszystkich sprawach, także ochrony danych: support@flavoapp.com, WhatsApp: +48 574 009 508.

§ 2. Definicje

• Flavo, Panel: system do obsługi wypożyczalni aut i kamperów udostępniany przez internet (SaaS): panel zespołu pod adresem /admin i strona rezerwacji dla najemców.
• Klient: przedsiębiorca (wypożyczalnia), który zawiera z nami umowę. Regulamin nie dotyczy konsumentów. Jeśli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której Umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego), przysługują jej uprawnienia wynikające z tego przepisu.
• Użytkownik: osoba z zespołu Klienta, której Klient założył konto w Panelu.
• Najemca: klient Klienta, którego dane trafiają do Panelu (np. przez prośbę o rezerwację).
• Dane Klienta: wszystkie treści i dane wprowadzone do Panelu przez Klienta, Użytkowników i Najemców.
• Pakiet: wariant usługi opisany w § 4.
• Okres próbny: 30 dni bezpłatnego korzystania z Panelu (§ 5).
• Formularz startowy: formularz wdrożeniowy Flavo pod indywidualnym linkiem panel.flavoapp.com/start/<klucz>, w którym Klient przekazuje dane do wdrożenia i akceptuje umowy.
• Umowa: umowa o świadczenie usług Flavo zawarta na warunkach tego Regulaminu, razem z Umową powierzenia przetwarzania danych (załącznik nr 1) i, w Pakiecie „Flavo + strona”, Umową o wykonanie strony (załącznik nr 2).

§ 3. Co obejmuje usługa

1.Udostępniamy Klientowi Panel na czas trwania Umowy. W dniu wejścia Regulaminu w życie Panel obejmuje: rezerwacje i szybką rezerwację, kalendarz, flotę i kategorie aut, sprzęt i dodatki, ubezpieczenia, alerty i serwis aut, wiadomości do najemców (szablony, automatyczne przypomnienia mailowe), finanse z raportem do pliku Excel, wydruk umowy najmu (strona HTML do druku), powiadomienia push na telefon, konta zespołu z dwoma poziomami dostępu (pełny albo „tylko serwis i alerty”) oraz zgłoszenia do nas przez zakładkę Pomoc.

2.Strona rezerwacji dla najemców działa pod adresem w domenie flavoapp.com (np. nazwa.flavoapp.com/rezerwacja) albo, w Pakiecie „Flavo + strona”, w domenie Klienta.

3.Płatności najemców: Panel nie ma wbudowanej bramki płatności. Zaliczki najemcy płacą przelewem albo linkiem płatności, który Klient wysyła z własnej umowy z operatorem płatności (np. Rapyd, Teya, Straumur). Pieniądze najemców nie przechodzą przez nas i nie przetwarzamy danych kart.

4.Maile do najemców wysyłamy przez dostawcę Resend z domeny Klienta (po dodaniu przez Klienta wpisów DNS) albo z domeny flavoapp.com. Nie ograniczamy liczby maili związanych z obsługą rezerwacji. Panel nie służy do wysyłek marketingowych.

5.Konfiguracja: pomagamy Klientowi ustawić Panel (flota, ceny, dodatki, szablony wiadomości) na podstawie Formularza startowego. Konfigurację wykonujemy razem z Klientem; Klient odpowiada za poprawność swoich cen, zasad i treści.

6.Usługa nie obejmuje: przenoszenia istniejących rezerwacji z innych systemów (Klient wpisuje je sam, np. przez szybką rezerwację), obsługi najemców w imieniu Klienta, doradztwa prawnego, podatkowego ani księgowego, umów Klienta z operatorami płatności.

7.Możemy rozwijać i zmieniać Panel. Nie usuniemy istotnej funkcji, z której Klient korzysta, bez uprzedzenia co najmniej 30 dni wcześniej. W takim przypadku Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

§ 4. Pakiety i ceny

1.Ceny są cenami netto w euro. VAT rozliczamy według przepisów: Klient z Polski płaci 23% VAT; dla Klienta z innego państwa UE z numerem VAT-UE oraz dla Klienta spoza UE (np. z Islandii) usługa jest opodatkowana w kraju Klienta, a faktura nie zawiera polskiego VAT.

2.Opłata 1500 € dotyczy wykonania strony i nie podlega zwrotowi po rozpoczęciu prac, także przy wypowiedzeniu Umowy (szczegóły w Umowie o wykonanie strony).

3.W Pakiecie „Flavo + strona” abonament 79 € naliczamy od dnia uruchomienia strony w domenie Klienta. Do tego czasu, jeśli Klient korzysta z Panelu po Okresie próbnym, płaci abonament 59 €.

§ 5. Okres próbny

1.Pierwsze 30 dni korzystania z Panelu jest bezpłatne. Okres liczymy od daty startu, którą Klient podaje po zapisie. Okres próbny dotyczy Panelu, nie wykonania strony.

2.Okres próbny nie wymaga podania karty płatniczej.

3.Po Okresie próbnym usługa przechodzi na płatny Pakiet tylko za wyraźną zgodą Klienta (np. aktywacja subskrypcji kartą albo potwierdzenie mailem). Około 7 dni przed końcem Okresu próbnego przypominamy o tym mailem.

4.Jeśli Klient nie wyrazi zgody, po Okresie próbnym wstrzymujemy dostęp do Panelu i strony rezerwacji. Przez 30 dni Klient może wrócić bez utraty danych albo poprosić o eksport (§ 13). Po tym czasie usuwamy Dane Klienta.

§ 6. Płatności i faktury

1.Abonament jest płatny z góry za każdy miesiąc kartą, przez operatora płatności Stripe, w subskrypcji odnawianej co miesiąc do czasu wypowiedzenia. Stripe obciąża kartę Klienta na początku każdego okresu rozliczeniowego.

2.Opłata za stronę (1500 €) jest płatna przelewem na podstawie faktur, w terminie 7 dni od doręczenia: 750 € (50%) przed rozpoczęciem prac i 750 € (50%) po publikacji strony w domenie Klienta.

3.Faktury wystawiamy i wysyłamy elektronicznie na adres e-mail podany przez Klienta, na co Klient się zgadza.

4.Przy opóźnieniu w płatności powyżej 14 dni możemy, po wcześniejszym uprzedzeniu mailem z co najmniej 7-dniowym terminem, ograniczyć dostęp do Panelu do podglądu albo go wstrzymać. Dane Klienta nie są wtedy usuwane. Przysługują nam odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

§ 7. Zawarcie Umowy i czas trwania

1.Umowę zawieramy elektronicznie: przez akceptację Regulaminu w Formularzu startowym (krok „Umowa”) albo przez potwierdzenie mailem wysłanym z adresu osoby uprawnionej do reprezentowania Klienta. Akceptując Regulamin, Klient zawiera też Umowę powierzenia przetwarzania danych (załącznik nr 1).

2.Przy akceptacji w Formularzu startowym zapisujemy dane osoby akceptującej i Klienta, datę i godzinę, adres IP oraz wersję zaakceptowanych dokumentów. Potwierdzenie z treścią zaakceptowanych dokumentów wysyłamy mailem.

3.Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.

4.Osoba akceptująca Regulamin w imieniu Klienta oświadcza, że jest do tego upoważniona.

§ 8. Wypowiedzenie i rozwiązanie

1.Każda strona może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie wysyła się mailem (Klient na support@flavoapp.com, my na adres e-mail Klienta podany przy zawarciu Umowy).

2.W Pakiecie „Flavo + strona” wypowiedzenie Umowy oznacza też koniec utrzymania strony (hostingu). Co Klient otrzymuje, opisuje Umowa o wykonanie strony.

3.Możemy rozwiązać Umowę bez okresu wypowiedzenia, jeśli Klient zalega z płatnością ponad 30 dni mimo wezwania, używa Panelu niezgodnie z prawem (np. do wysyłki spamu) albo narusza § 9 ust. 3 i nie przestaje mimo wezwania.

4.Klient może rozwiązać Umowę bez okresu wypowiedzenia, jeśli rażąco naruszamy Umowę i nie usuniemy naruszenia w ciągu 14 dni od wezwania, oraz w przypadkach z § 3 ust. 7 i § 18 ust. 2.

5.Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie są zwracane, chyba że Umowa została rozwiązana z naszej winy.

§ 9. Obowiązki Klienta

1.Klient odpowiada za treści, ceny, zasady wynajmu, wiadomości i dane, które wprowadza do Panelu, oraz za relacje z Najemcami (umowy najmu, płatności, reklamacje).

2.Klient jest administratorem danych Najemców i Użytkowników. Zapewnia podstawę prawną ich przetwarzania i przekazuje Najemcom informacje wymagane przez RODO (wzory przekazujemy przy wdrożeniu).

3.Klient nie może: udostępniać kont osobom spoza swojego zespołu, obchodzić zabezpieczeń, wprowadzać złośliwego kodu, wysyłać przez Panel niezamówionych wiadomości handlowych, wprowadzać do Panelu danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu), numerów kart płatniczych ani numerów dokumentów tożsamości i prawa jazdy.

4.Klient dba o bezpieczeństwo kont: zakłada konta tylko osobom, które ich potrzebują, nadaje odpowiedni poziom dostępu, usuwa konta osób, które odeszły, i nie przekazuje haseł.

5.Klient niezwłocznie zgłasza nam podejrzenie nieuprawnionego dostępu do konta.

§ 10. Nasze obowiązki

1.Utrzymujemy Panel i stronę rezerwacji, dbamy o ich bezpieczeństwo i usuwamy błędy.

2.Przetwarzamy Dane Klienta wyłącznie w celu świadczenia usługi i zgodnie z Umową powierzenia.

3.Informujemy Klienta o istotnych zmianach, przerwach technicznych i incydentach bezpieczeństwa.

§ 11. Wsparcie

1.Wsparcia udzielamy mailem (support@flavoapp.com), przez WhatsApp (+48 574 009 508) oraz przez zakładkę Pomoc w Panelu.

2.Godziny wsparcia: dni robocze w Polsce, 9:00-17:00 czasu polskiego (w Islandii to 8:00-16:00 zimą i 7:00-15:00 latem).

3.Pierwszej odpowiedzi udzielamy w ciągu 24 godzin w dni robocze od otrzymania zgłoszenia w godzinach wsparcia. To czas odpowiedzi, nie czas rozwiązania problemu.

4.Wsparcie obejmuje pomoc w korzystaniu z Panelu i usuwanie błędów. Nie obejmuje prac na zamówienie (nowe funkcje, zmiany strony poza utrzymaniem), które wyceniamy osobno.

§ 12. Dostępność i przerwy techniczne

1.Dokładamy starań, żeby Panel i strona rezerwacji działały bez przerw, ale nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności. Usługa działa na infrastrukturze dostawców (Vercel, Neon), których awarie są poza naszą kontrolą.

2.Prace planowane, które mogą przerwać działanie Panelu, przeprowadzamy w miarę możliwości poza godzinami największego ruchu i zapowiadamy z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem. Pilne poprawki bezpieczeństwa możemy wprowadzać bez zapowiedzi.

3.O awariach trwających dłużej niż 1 godzinę informujemy Klienta mailem albo przez WhatsApp.

§ 13. Dane Klienta po zakończeniu Umowy

1.Dane Klienta należą do Klienta.

2.Na żądanie Klienta zgłoszone najpóźniej w ciągu 30 dni od zakończenia Umowy przekazujemy eksport Danych Klienta w formacie CSV albo Excel (rezerwacje z danymi Najemców, flota, sprzęt, cenniki), a na życzenie także zrzut bazy danych (SQL).

3.Po upływie 30 dni od zakończenia Umowy usuwamy Dane Klienta z bazy produkcyjnej i plików. Kopie zapasowe znikają samoczynnie: historia zmian w bazie danych po ok. 6 godzinach, a nocne zaszyfrowane kopie po 30 dniach. Na żądanie potwierdzamy usunięcie mailem.

4.Przed upływem tego terminu Klient może zażądać wcześniejszego usunięcia.

§ 14. Odpowiedzialność

1.Odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami poniżej.

2.Nie odpowiadamy za utracone korzyści Klienta (np. utracone rezerwacje, przychody), za szkody wynikające z treści i danych wprowadzonych przez Klienta, z działania operatorów płatności, dostawców poczty i DNS Klienta, ani za przerwy opisane w § 12.

3.Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu Umowy, w tym Umowy powierzenia, jest ograniczona do kwoty opłat abonamentowych zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które spowodowało szkodę. Odpowiedzialność z tytułu Umowy o wykonanie strony reguluje ta umowa.

4.Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

5.Klient odpowiada wobec nas za szkody wynikające z naruszenia § 9, w tym za roszczenia Najemców i osób trzecich związane z treściami Klienta.

§ 15. Własność intelektualna

1.Panel, jego kod, wygląd, nazwa i logo Flavo należą do Usługodawcy albo jego licencjodawców. Na czas trwania Umowy Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Panelu w ramach swojej działalności, bez prawa udzielania sublicencji, na terytorium całego świata.

2.Klient nie nabywa praw do kodu Panelu. Nie wolno mu kopiować, dekompilować ani odsprzedawać Panelu.

3.Dane Klienta, jego logo, zdjęcia i teksty pozostają własnością Klienta. Klient udziela nam licencji na korzystanie z nich w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi (np. wyświetlanie na stronie rezerwacji, w mailach do Najemców).

4.Nazwę i logo Klienta na liście klientów na flavoapp.com podajemy tylko za zgodą Klienta wyrażoną mailem.

5.Prawa do strony wykonanej w Pakiecie „Flavo + strona” reguluje Umowa o wykonanie strony.

§ 16. Ochrona danych osobowych

1.W zakresie danych Najemców i Użytkowników Klient jest administratorem, a my podmiotem przetwarzającym. Zasady opisuje Umowa powierzenia przetwarzania danych (załącznik nr 1), która jest częścią Umowy.

2.Dane osób reprezentujących Klienta i osób kontaktowych przetwarzamy jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności Flavo dostępną na flavoapp.com i w Formularzu startowym.

§ 17. Poufność

Strony zachowują w tajemnicy informacje o drugiej stronie uzyskane w związku z Umową (w tym ceny, dane biznesowe, dane dostępowe) w trakcie Umowy i przez 3 lata po jej zakończeniu, chyba że ujawnienia wymaga prawo.

§ 18. Zmiany Regulaminu i cen

1.Możemy zmienić Regulamin albo ceny z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów, zmiana cen dostawców infrastruktury, nowe funkcje, inflacja). O zmianie informujemy mailem co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie.

2.Jeśli Klient nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie. Brak wypowiedzenia oznacza akceptację zmiany.

3.Zmiany korzystne dla Klienta (np. obniżka ceny, nowa funkcja bez dopłaty) mogą wejść w życie od razu.

§ 19. Postanowienia końcowe

1.Do Umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

2.Regulamin sporządzono po polsku i po angielsku. W razie rozbieżności wiążąca jest wersja polska.

3.Jeśli któreś postanowienie okaże się nieważne, pozostałe obowiązują.

4.Załączniki: nr 1 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych; nr 2 (tylko Pakiet „Flavo + strona”) Umowa o wykonanie strony internetowej.